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Virtuelles Postfach für Privatpersonen: Vorteile, Anwendung und Einrichtung

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Veröffentlicht: 24.10.2022

Aktualisiert: 07.12.2022

Ein virtuelles Postfach für Privatpersonen ist eine tolle Möglichkeit, sich die gesamte Briefpost digitalisieren zu lassen und diese dann papierlos zu verwalten. Die Verwendung eines virtuellen Postfachs bietet dabei viele Vorteile. Unter anderem die Möglichkeit, von überall auf Ihre Sendungen zuzugreifen, die eigene Briefpost online zu verwalten und wichtige Dokumente sicher und geschützt in der Cloud aufzubewahren. Virtuelle Postfächer sind auch sehr einfach einzurichten, sodass diese nach der Anmeldung bei einem entsprechenden Anbieter sofort verwendet werden können.

Aufgrund des Fortschritts, der mit der Digitalisierung unseres Lebens einhergeht, kann leicht der Eindruck entstehen, dass physische Briefpost nicht mehr notwendig sei. Diese hat im letzten Jahrzehnt pro Kopf dennauch massgeblich abgenommen. Dies sieht man besonders, wenn man unser heutiges Postvolumen mit demjenigen der Generation unserer Eltern und Grosseltern vergleicht, die mit noch viel mehr Briefpost konfrontiert waren. Anstatt dass man sich Briefe schreibt, nutzen heute viele lieber E-Mails, Whatsapp oder andere Messenger-Dienste. Auch Rechnungen kommen heute via eBill oder über andere digitale Kanäle direkt ins E-Mail-Postfach oder ins eBanking.

Trotz all dieser Neuerungen und Erleichterungen, ist es dennoch erstaunlich, dass es die gute alte Briefpost nach wie vor gibt.

Das hat mehrere Gründe. Einerseits tun sich viele Behörden und Unternehmen immer noch schwer mit der Digitalisierung und setzen weiterhin auf den Briefverkehr. Andererseits kann nicht vollkommen alles, was mit Briefsendungen zu tun hat, digital durchgeführt werden. Zu denken ist da zum Beispiel an die Zusendung von Gerichtsurkunden, Ausweisen und Kreditkarten, unterzeichneten Dokumenten, die im Original vorliegen müssen etc. Aber auch Login-Daten, Krankenkassenpolicen, Versicherungsverträge etc. werden nach wie vor grösstenteils per Post versandt.

Und genau darum kommt der digitale Fortschritt hier an seine Grenzen. Menschen, die jedoch vollständig digital leben möchten, weil Sie zum Beispiel als digitale Nomaden im Ausland leben, oder solche, die nicht täglich die Post aus dem eigenen Briefkasten abholen möchten, benötigen daher eine andere, modernere Lösung der Postzustellung. Sie tauschen ganz einfach den physischen Briefkasten in einen virtuellen um. Denn mit einem virtuellen Postfach haben Sie nicht nur alle Möglichkeiten, die Sie mit einem physischen Briefkasten haben, sondern darüber hinaus auch alle Vorteile, die moderne digitale Infrastrukturen bieten.

Dank eines virtuellen Postfachs ist es ein Kinderspiel, die physische und die digitale Welt auf eine Weise zu verbinden, die Ihrem modernen Leben gerecht wird.

Was ist ein virtuelles Postfach und wie unterscheidet es sich von einem physischen Postfach?

Am einfachsten definiert, macht ein virtuelles Postfach die physische Briefpost papierlos.

Der Unterschied zwischen einem virtuellen und einem physischen Postfach lässt sich etwas länger am Beispiel erklären, wie virtuelle Postfach-Anbieter in der Regel arbeiten: Sofern Sie sich für ein virtuelles Postfach entscheiden, erledigt Ihr Dienstleister alle mühsamen bzw. zeitraubenden Arbeiten für Sie, die mit der Digitalisierung von Postsendungen zusammenhängen: Ihre eingehende Post wird bei diesem zuerst geöffnet, sortiert und von Werbemüll und Bettelbriefen (Junk-Mails) befreit. Danach wird sie eingescannt und als digitale Kopie der physischen Briefpost in Ihr persönliches und sicheres ePostfach hochgeladen. Nun können Sie rund um die Uhr und von jedem internetfähigen Gerät aus auf Ihre Post zugreifen, egal wo immer Sie sich auch aufhalten. Dadurch sind Sie völlig unabhängig von der Pflicht, Ihren Briefkasten vor der Haustüre zu leeren oder anwesend zu sein, wenn eingeschriebene Briefe beim Postboten auf Sie warten. 

Was kann Ihr virtuelles Postfach zudem für Sie leisten?

  • Schnelles Bereitstellen von OCR-fähigen, hochauflösenden PDF-Dateien Ihrer physischen Post 
  • Sicheres Schreddern und Recyceln Ihrer physischen Post 
  • (Unbegrenzte) Speicherung Ihrer Post und Ihrer Dokumente in der digitalen Post-Cloud  
  • (Auf Wunsch) einfaches Weiterleiten Ihrer Briefpost an Ihre (sich ändernden) Adressen im Ausland 

Möchten Sie Ihr Leben vereinfachen? Virtuelle Postfächer beseitigen unerwünschte Zusendungen, machen jede Ihrer Postsendungen digital und in der Cloud 24/7 für Sie zugänglich.

Geschäftsleute, Vielreisende oder Menschen, die sich nicht an eine physische Zustelladresse binden möchten, nutzen virtuelle Postfächer, um ihre Post zu verwalten. Mit der Umstellung auf die digitale Post erhalten Sie eine flexible, bequeme und umfassende Postlösung. Sie müssen dann auch nie wieder Ihre Adresse ändern, selbst wenn Sie umziehen oder das Land verlassen. Ihr virtuelles Postfach kann Ihre Post weiterhin empfangen, egal wo Sie wohnen – für Geschäftsleute und Vielreisende eine ideale Lösung. 

Die Vorteile der Verwendung eines virtuellen Postfachs: Privatsphäre, Komfort, Flexibilität

Schluss mit dem Papierchaos

Ganz grundsätzlich kann ein virtuelles Postfach Ihnen dabei helfen, Ihr Leben zu vereinfachen und das Papierchaos in den Griff zu bekommen. Überlegen Sie einmal, wie viel Post Sie jedes Jahr erhalten! Das meiste davon geht ins Altpapier. Dennoch bleiben immer noch viele Sendungen übrig, die irgendwo verstaut werden müssen. Sicher, Sie können sie irgendwo ablegen (in Ordner, Hängeregister oder Kisten), sobald Sie diese gelesen haben und aktuell gerade nicht benötigen. Aber was ist, wenn Sie keine Zeit mehr für die entsprechende Administration aufbringen möchten oder einfach genug davon haben, wertvollen Lebensraum für die Unterbringung vollgestopfter Ordner, Boxen und Schränke zu opfern?

Zudem gibt es Briefpost, die man nicht einfach ins Altpapier werfen kann. Sensible Dokumente müssen dann separiert und sicher geschreddert werden. Ansonsten droht, dass zum Beispiel Ihre Identität gestohlen oder Ihre Daten für krumme Zwecke missbraucht werden könnten. Professionelles Schreddern ist jedoch teuer, und Geld für einen privaten Schredder auszugeben, macht für die meisten Menschen wenig Sinn. Zumal nicht täglich oder wöchentlich etwas geschreddert werden muss.

Ein Anbieter virtueller Postfächer kann das für Sie erledigen, während Sie stets eine digitale Kopie des entsprechenden Dokuments für Ihre Unterlagen behalten. Zudem entfällt bei einem virtuellen Postfach auch die Notwendigkeit, Zeit mit der Durchsicht von Bettelbriefen und unerwünschter Werbung zu verlieren. Im Distributionshub Ihres virtuellen Postfach-Anbieters wird Ihre gesamte Post durchgecheckt und von ungewollten Inhalten befreit. Sie erhalten dann nur die tatsächlich wichtige und für Sie relevante Post.

Urlaub und Reisen um die Welt

Sind Sie schon einmal für längere Zeit ins Ausland gefahren und mussten feststellen, dass die Schweizer Post einen Antrag auf Rückbehaltung Ihrer Briefpost nur für kürzere Zeiträume anbietet. Für längere Absenzen hingegen wird es entweder extrem teuer oder teilweise sogar gar nicht möglich.

Aber auch bei kürzeren Aufenthalten im Ausland kann es gerne einmal vorkommen, dass man vor lauter Hektik vor dem Reiseantritt den Rückbehalteauftrag schon mal vergessen kann. Dann riskieren Sie, dass der Briefkasten überfüllt ist, sobald Sie nachhause kommen. Auch in einem solchen Fall macht die Verwaltung Ihrer gesamten Post via virtuelles Postfach das Leben einfacher und sicherer.

Zudem lohnt sich ein virtuelles Postfach auch aus reinen Sicherheitsüberlegungen: Viele Einbrecher erkunden potenzielle Einstiegsobjekte, indem Sie schauen, wo Briefkästen überfüllt sind. Das ist für Einbrecher ein gutes Zeichen dafür, dass schon länger niemand zuhause ist und dass daher an dieser Adresse entsprechend ohne grosses Risiko eingebrochen werden kann. Auch hier gilt, mit einem virtuellen Postfach liegt dieses Risiko bei Null.

Ein weiterer Vorteil für Weltenbummler ist die Tatsache der Digitalisierung ganz im Allgemeinen: Dank der Digitalisierung Ihrer Briefpost können Sie alles, was an Sie geschickt wird, auf einen Blick sehen, sofort lesen und ganz einfach weiterorganisieren. Egal, ob Sie ihre Post digital ablegen, an jemanden weiterleiten oder einfach löschen.

Die Verwaltung Ihrer Post ist so ganz einfach und auch bedeutend weniger zeitintensiv, als die herkömliche Verwaltung der physischen Briefpost.

Und zu guter Letzt: Nie wieder werden Sie etwas Wichtiges verpassen, weil Sie nicht da sind, um es zu empfangen. Auch benötigen Sie keinen „Briefkastensitter“ mehr, der für Sie den Briefkasten leert, wenn Sie mal im Ausland sind. Das entlastet Ihre Familie, Verwandte und Nachbarn. Diese freuen sich nun eher auf eine Postkarte von Ihnen, anstatt täglich für Sie den Briefkasten leeren zu müssen.

Anwendungsfälle für einen virtuellen Briefkasten: Online-Shopping, Reisen & Business

Der Gang zum Briefkasten ist ein täglicher Teil unseres Lebens. Da die Welt aber immer weiter voranschreitet, nutzen viele Menschen ein virtuelles Postfach, um ihre Post zu verwalten. Ganz gleich, ob Sie dieses wegen eines Umzugs oder einer Reise benötigen oder einfach nur, um Ihre Post über ein beliebiges Gerät zu sortieren, ein virtuelles Postfach kann Ihnen helfen, organisiert zu bleiben. Es ermöglicht Ihnen, eine feste Adresse zu haben, egal wo auf der Welt Sie sich gerade befinden.

Das virtuelle Postfach ist daher zum einen die ideale Lösung für all diejenigen, die im Internet eine Postadresse angeben müssen. Solange ein virtuelles Postfach zwischen Ihren tatsächlichen Briefkasten und die Datensammler im Internet zwischengeschaltet ist, bleibt Ihre Heimadresse absolut anonym. Ähnlich wie bei einem VPN, Proxy-Server oder Ihrer Computer-Firewall bietet sich Ihr virtuelles Postfach als Sicherheitswall an, der Ihre wahre Identität vor unbefugtem Zugriff versteckt.

Andererseits werden virtuelle Postfächer vor allem von Menschen genutzt, die regelmässig oder einmalig für eine längere Zeit im Ausland weilen. Egal, ob klassische Weltenbummler, Digital Nomads, Auslandsschweizer, Studenden im Auslandsjahr, im Ausland lebende Rentner, Militärs, Expats etc. Für jeden einzelnen dieser Personengruppen ist ein digitales Postfach nötig, um unabhängig zu bleiben, dabei gleichzeitig aber auch eine feste Postadresse in der Schweiz beizubehalten.

Zudem ist das virtuelle Postfach auch für Startup-Entrepreneurs und Soloselbständige eine perfekte Lösung. Durch das virtuelle Postfach erhalten diese eine Geschäftsadresse und müssen nicht mehr Ihre Privatadresse für geschäftliches nutzen. Das sieht nicht nur professioneller aus, sondern schützt auch Ihre Privatsphäre. Niemand kann auf Ihre Privatadresse Rückschlüsse ziehen. So bleiben Geschäft und Privates – auch was die Post anbelangt – klar voneinander getrennt.

Schliesslich stellt das virtuelle Postfach auch für Microunternehmen (bis 10 Mitarbeitende) und Teams eine gemeinsame Post-Plattform zur Verfügung: Sie können zum Beispiel von Ihrem Wohnort in der Schweiz aus arbeiten, während Ihre Mitarbeitenden von einer anderen Stadt oder einem anderen Land aus arbeiten. Unabhängig vom tatsächlichen Aufenthaltsort können alle dieselbe Postanschrift – mit mehreren Empfängernamen – verwenden. Alle Mitarbeitenden und Teammitglieder erhalten zwar ein eigenes ePostfach für die Verwaltung ihrer individuellen Post – Sie und Ihre Mitarbeitenden können dabei aber dieselbe Geschäftsadresse verwenden und dadurch gegen Aussen professionell als Einheit auftreten.

Wie starte ich mit einem virtuellen Postfach bei Wolkenpost.ch?

Nachdem Sie sich angemeldet haben, erhalten Sie eine individuelle Postadresse, die in unserem Distributionshub direkt mit Ihrem virtuellen Postfach verknüpft ist. Dies ist dann die Postadresse, die Sie mit Geschäftskunden, Familie und Freunden teilen. Zudem sollten Sie bei der Schweizer Post eine Postumleitung beantragen, um tatsächlich alle Post auf Ihre neue Adresse umleiten zu lassen. In der Regel genügt eine 6-monatige Umleitungsphase, um auch den letzten Absendern die neue Adresse mitzuteilen. Ein weiterer Vorteil der Umleitung: Die Schweizer Post führt Ihre neue Adresse im Datenstamm und teilt diese automatisch allen grossen Versendern mit (Banken, Versicherungen, Detailhändler etc.). Dadurch kann sichergestellt werden, dass nach Ablauf der Umleitungsfrist, keine weitere Postsendung mehr an ihre alte Adresse geht.

Sobald Sie sich bei uns angemeldet haben, empfangen wir ab dem ersten Tag Ihre Postsendungen, trennen Werbe- und Bettelbriefe aus, scannen die übrig bleibenden relevanten Postsendungen und laden diese in Ihr sicheres ePostfach hoch. Auf dieses haben nur Sie Zugriff und können dort Ihre Post lesen und weiterbearbeiten.

Zudem können Sie auch was die Privatsphäre betrifft absolut beruhigt sein. Bei Wolkenpost.ch werden die Postsendungen unserer Kunden in unserem Distributionshub ausschliesslich von geprüften und sicherheitsgeschulten Fachleuten geöffnet und eingescannt. Der Prozess ist zudem teilautomatisch und bietet daher einen 100%igen Schutz Ihrer Privatsphäre. 

Sobald die Scans in Ihr sicheres ePostfach hochgeladen worden sind, erhalten Sie eine Benachrichtigung. Dort sehen Sie Ihre Post dann als hochauflösendes PDF-Dokument mit durchsuchbarem Text. Zur entsprechenden Anzeige können Sie jegliche internetfähige Geräte nutzen – egal, ob Sie ihren Computer, ihr Tablet oder ihr Smartphone (Android und Apple) dafür einsetzen.

Schliesslich haben Sie in ihrem ePostfach die volle Kontrolle über Ihre Post: Sie bestimmen, was Sie wann lesen, beantworten oder löschen möchten.

Sie können sich wichtige Dokumente herunterladen, in der Cloud Ihrer Wahl als Backup abspeichern oder an Ihre Kollegen weiterleiten. Zudem entscheiden Sie, welche physischen Sendungen wir nach dem einscnnen für Sie schreddern und recyceln sollen bzw. welche Sendungen Sie physisch benötigen. Solche senden wir Ihnen dann gerne als Sammel- oder Expresssendung per Post an Ihre tatsächliche Adresse nach (wo auch immer Sie sich weltweit gerade aufhalten).

Virtuelles Postfach einrichten: Was Sie wissen müssen

Virtuelle Postfächer sind eine der besten Möglichkeiten, Ihre Post digital zu empfangen ohne dabei auf eine physische Postadresse verzichten zu müssen. Tausende von Unternehmen und Reisenden nutzen entsprechende Dienste, um ihre Postzustellung zu rationalisieren, Junk-Mails zu reduzieren und einen unterbrechungsfreien Postdienst von überall aus zu gewährleisten. 

Diese beliebte Alternative zum heimischen Briefkasten erfordert zwar einige Vorlaufkosten, aber die Einrichtung und Nutzung des Dienstes ist überraschend einfach. Wenn Sie mit dem Gedanken spielen, Ihre private oder geschäftliche Post über ein virtuelles Postfach zu verwalten, haben wir die Lösung für Sie.

Nachfolgend finden Sie sechs einfach zu befolgende Schritte, mit denen Sie noch heute ein virtuelles Postfach einrichten können:

1. Finden Sie den richtigen Anbieter

Sie haben die Wahl zwischen mehreren Anbietern virtueller Postfächer in der Schweiz. Jeder bietet unterschiedliche Preispakete, zeitsparende Funktionen und Zusatzdienste an. Um den richtigen Anbieter für Sie zu finden, sollten Sie zunächst Ihr Budget und die Dienste ermitteln, die Sie jetzt und in Zukunft tatsächlich benötigen. Wenn Sie beispielsweise nicht nur Briefe, sondern auch Pakete empfangen und weiterleiten möchten, sollten Sie nach Anbietern suchen, die entsprechende Weiterleitungsoptionen anbieten. 

Nachdem Sie Ihre Serviceanforderungen und Ihr Budget überprüft haben, sollten Sie vor der Auswahl eines Anbieters die folgenden Fragen klären:

  • Verfügt der Anbieter über einen guten Kundendienst?
  • Können Sie Ihr Konto jederzeit problemlos kündigen oder ändern?
  • Gibt es zum Anbieter verlässliche Online-Bewertungen oder Rezensionen?
  • Können Sie dem Anbieter auch bei zeitkritischen Nachsendungen vertrauen?
  • Wie werden Ihre Post und Online-Informationen geschützt?
  • Wurde der Anbieter von einem Freund oder Geschäftspartner empfohlen, der den Dienst tatsächlich auch selbst für längere Zeit genutzt hat?

2. Wählen Sie einen passenden Anbieter und entsprechende Zusatzdienste

Die meisten Anbieter von virtuellen Postfächern bieten abgestufte Abonnementspläne mit verschiedenen Diensten an. Oft hängt der Preis von der potenziellen Höchstmenge und der Art der empfangenen Post, dem Funktionsumfang und eventuellen Zusatzdiensten ab.

Schätzen Sie daher grob ihr erwartetes Postvolumen, um sicherzustellen, dass der von Ihnen gewählte Tarif Ihren Anforderungen entspricht und bei Bedarf Änderungen zulässt.

Als einziger Anbieter in der Schweiz bietet Wolkenpost.ch kein Abo-Modell an. Bei uns wird ausschliesslich in Rechnung gestellt, was Sie auch tatsächlich benötigen. Dadurch entfällt das Überbezahlen, das mit jedem Abo-Modell automatisch einhergeht. Wir finden, Preise sollten auch den tatsächlichen Aufwand wiederspiegeln und nicht einfach nur die Taschen des Anbieters füllen. Denn in der Regel werde Sie fast nie die Abonnementslimiten ausnutzen, für die Sie aber Monat für Monat bezahlen.

Schliesslich ist die Palette an Zusatzdiensten zum virtuellen Postfach je nach Anbieter gross. Hier unterscheidet man generell folgende Zusatzdienste, die je nach Angebot entweder teilweise bereits im Preis inbegriffen sind oder für die noch separate Zusatzkosten anfallen:

  • Anzahl der Adressen pro Konto
  • Anzahl von Postempfängern pro Konto
  • Längere Lagerung von Post 
  • Nationale oder internationale Weiterleitung von Post
  • Postvernichtung und -entsorgung 
  • Paketannahme
  • Lagerung von Paketen
  • Weiterleitung von Paketen

3. Anmeldung und Bezahlung

Im nächsten Schritt gehen Sie auf die Website des von Ihnen ausgewählten Anbieters und füllen dort die nötige Anmeldung aus. Je nach System gibt es dort mehr oder weniger Schritte durchzuführen. Um die Einrichtung Ihres virtuellen Postfachs abzuschliessen, müssen Sie schliesslich eine Zahlung (Eröffnungsgebühr, Abo-Gebühr etc.) vornehmen.

Bevor Sie jedoch Ihre Zahlungsinformationen angeben, sollten Sie sich noch ein letztes Mal vergewissern, dass Sie tatsächlich auch einen seriösen Anbieter ausgewählt haben. 

Wenn Sie etwas Geld sparen möchten, bieten einige Anbieter kostenlose Testversionen oder Rabatte für längere Verträge an. Sie können sich auch in die Mailingliste des Anbieters eintragen lassen oder sich an den Kundendienst wenden, um sich über aktuelle Sonderangebote oder Rabatte zu informieren.

4. Empfang, Verwaltung und Weiterleitung Ihrer Post

Nachdem Sie Ihr virtuelles Postfach eingerichtet haben, machen Sie sich mit dem Online-System und den Funktionen Ihres Anbieters vertraut. In der Regel gibt es ein Benutzerportal, in das Sie sich von jedem Gerät mit Internetzugang einloggen können. Wenn Sie Post erhalten, wird diese gescannt und Sie erhalten eine Benachrichtigung. Sie haben dann die Möglichkeit, die Post in Ihrem ePostfach zu öffnen, zu lesen, weiterzuleiten oder zu löschen. Bei Anbietern, die auch einen Paketempfang ermöglichen, haben Sie zudem oft die Option, solche Pakete zu lagern oder diese an Ihren aktuellen Standort weiterzuleiten.

Sind virtuelle Postfächer sicher?

Ja, virtuelle Postfächer bieten mehr Sicherheit als traditionelle Briefkästen. Die Zahl der Postdiebstähle steigt in der Schweiz stetig. Das ist auch einfach nachzuvollziehen. Die meisten Menschen überwachen ihren Briefkasten nicht rund um die Uhr, sodass die Post ungeschützt bleibt, wenn man den ganzen Tag weg ist oder gar für längere Zeit auf Reisen geht. Sobald ein Briefkasten vor Post überquilt, ist dies zudem fast schon eine Einladung an Einbrecher und Postdiebe. Gehen Sie daher keine unnötigen Sicherheitsrisiken ein und steigen Sie so rasch wie möglich auf eine digitale Lösung um. 

Zudem sind virtuelle Postfächer bei Wolkenpost.ch auch sicherer als herkömmliche Digitaldienste im Internet. Bei uns werden Ihre Dokumente im ePostfach mit einer 256Bit-Verschlüsselung versehen. Zudem testen Experten für Cybersicherheit regelmässig unsere Systeme, um Online-Schwachstellen zu finden. Sobald Schwachstellen entdeckt werden, arbeitet unser IT-Team daran, diese sofort zu beheben. Zudem werden unsere Systeme laufend gewartet und updated. Das macht es Angreifern fast unmöglich, irgenwo unentdeckt einzudringen.

Allerdings können auch wir keine absolute Sicherheit garantieren – das wäre illusorisch. Schliesslich ist jegliches internetbasierte System potenziell vor Hackerangriffen gefährdet. Allerdings ist unser Sicherheitsdispositiv überdurchschnittlich und unsere Plattformen um ein vielfaches sicherer, als bei anderen digitalen Postlösungsanbietern.

Schliesslich hat nicht nur den informationstechnische Schutz Ihrer Daten bei uns absolute Priorität. Wir arbeiten auch präventiv daran, dass bei uns keine sog. „Social Engineering Schemes“ durchgeführt werden können. Bei uns wird Ihre Post daher auch nie über externe Postzentren bearbeitet, sondern ausschliesslich durch unser eigenes geprüftes und geschultes Personal. Unsere Postexperten verarbeiten alle Postsendungen in unserem sicheren und zugangskontrollierten Wolkenpost.ch-Distributionshub. Wir schulen unsere Mitarbeitenden nicht nur regelmässig, sondern führen auch unangekündigte Stichprobenkontrollen und Qualitätssicherungsmassnahmen durch. Dadurch können wir sicherstellen, dass wir jederzeit eine maximale Sicherheit Ihrer Daten und Sendungen gewährleisten können.

Daher können wir mit gutem Gewissen sagen, dass Ihre Daten bei uns so sicher sind, wie sie überhaupt nur sicher sein können.

Falls Sie weitere Informationen zu unserem Sicherheitsdispositiv einsehen möchten, finden Sie alles Weitere auf unserer Website.

Auswahl eines Anbieters für virtuelle Postfächer

Bei der Auswahl eines Anbieters für virtuelle Postfächer ist es wichtig, die Unterschiede zu kennen. Viele Anbieter von virtuellen Postfächern dezentralisieren ihren Betrieb. Das bedeutet, dass diese Ihre Post nicht mit sicheren und standardisierten Verfahren selbst bearbeiten, sondern einem einzigen unabhängigen Auftragnehmer das Öffnen und Scannen Ihrer Post anvertrauen. 

Um die grösstmögliche Sicherheit und ein optimales Kundenerlebnis zu gewährleisten, sollten Sie sich daher vor der Auswahl vergewissern, dass der potenzielle Anbieter über eine eigene (zentralisierte) Verarbeitungseinrichtung bzw. einen eigenen Distributionshub verfügt und die Arbeiten nicht outsourced.

Wiederum andere Anbieter nutzen ein Netzwerk kleiner Postzentren Dritter, welche die Post im Auftrag ihrer Kunden entgegennehmen, scannen und zustellen. Dieser dezentrale Ansatz senkt bei solchen Anbietern die Kosten und bietet dem Kunden vermeintlich ein grösseres Netz an Postadressen, aus denen man sich eine beliebige auswählen kann. Der Nachteil dezentraler Anbieter ist jedoch der fehlende Kundensupport. Bei Problemen müssen Sie sich direkt mit dem Postzentrum und nicht mit dem eigentlichen Anbieter Ihres virtuellen Postfachs auseinandersetzen. Zudem bietet ein dezentrales System weniger Sicherheit wegen oft fehlender Qualitätskontrollen.

Wolkenpost.ch arbeitet daher nicht mit Dritten zusammen, um die Post unserer Kunden zu bearbeiten. Alle Postsendungen werden in unseren sicheren, zugangskontrollierten Einrichtung von intensiv geschulten Mitarbeitern verarbeitet.

Schauen Sie sich vor der Auswahl daher auch unbedingt die Sicherheitsmassnahmen des entsprechenden Anbieters an. Ihre Post kann hochsensible persönliche Informationen beinhalten und Ihr virtuelles Postfach muss diese jederzeit schützen können. Fragen Sie daher Ihren potenziellen Anbieter:

  • Ist Ihr Geschäftsmodell zentral oder dezentral?
  • Werden Arbeitsschritte an Dritte outsourced?
  • Welche physischen Sicherheitsmassnahmen gibt es in ihren Einrichtungen?
  • Welche technischen Massnahmen werden getroffen, um meine Daten vor unbefugtem Zugriff zu schützen?
  • Sind die Mitarbeitenden, welche die Postsendungen der Kunden bearbeiten, für den Umgang mit vertraulichen Daten angemessen geschult?
  • Gibt es neben der Schulung auch regelmässige Kontrollen und Stichproben?

Abschliessende Überlegungen

Ein virtuelles Postfach kann die Art und Weise, wie Sie arbeiten, reisen und leben grundlegend verändern. Unabhängig davon, ob Sie ein solches für Ihre private oder geschäftliche Post nutzen, das virtuelle Postfach hilft Ihnen als moderne Lösung dabei, viele der üblichen Probleme der Postzustellung zu umgehen: Sie sind nicht mehr an einen Ort gebunden, während Sie auf eine wichtige Sendung warten, und Sie können Junk-Mails aus dem Prozess entfernen. Das Beste daran ist, dass die Einrichtung und Wartung eines ePostfachs relativ einfach ist.

Bei Wolkenpost.ch können Sie sich eine virtuelle Postadresse in der Schweiz einrichten lassen, die Ihre gesamte nationale und internationale Post für Sie oder Ihr Unternehmen entgegennimmt, diese digitalisiert und Ihnen in ihrem persönlichen und sicheren ePostfach 24/7 zur Verfügung stellt.

Wir würden uns freuen, wenn auch Sie unsere beliebten Dienstleistungen nutzen möchten. Schliesslich ist unser ganzes Team bestrebt, unseren Kunden die beste Servicequalität zu einem besonders fairen Preis zu bieten. Interessiert? Sie finden alle weiteren Infos auf unserer Website. Dort helfen wir Ihnen bei weiteren Fragen auch gerne weiter.

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